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Google雲端空間整理技術指引
2022.4.1
注意事項
- 您可以至此查看您目前使用量 (說明)
- Google預計在2022/7/1會變更使用量的計算方式。於「共用雲端」的資料將會計算在「上傳者」身上，7/1日後，您的使用量可能會變動，屆時您可以確認一下共用雲端裡是否仍有您分享出去的檔案，請利用7/1~7/21這段時間進行整理。
個人檔案整理指引
資料整理
- 個人的共用雲端將停用，請使用單位帳號開設之共用雲端。
- Google新政策會將容量計在檔擁有者身上(共用雲端裡的檔案計在上傳者身上)，將資料移至單位共用的資料夾時，請把擁有者設給單位帳號。(如何更改擁有者)
資料備份
可使用Google Takeout服務(Google 匯出服務)來將資料打包下載到本地備份。(使用說明)
信件備份參考這裡 ( https://help.ecc.stu.edu.tw/backupmailnforward/ )
信件轉送
校友或學生若使用了校外的Gmail帳號，可以指定將郵件轉送到校外帳號，以避免漏接郵件。(轉寄說明)
整理單位檔案的指引
資料整理
目標
- 使用空間減至50G以下。
- 單位帳號可開設至二級單位，有需要者請向電算中心申請。(利用教職員/單位帳號遺忘異動單，手寫「申請單位帳號」，指明想要的信箱名稱，簽核送至中心)
- 因個人開設之共用雲端將停用，請將必需留存之資料轉至以單位帳號開設的雲端資料夾下，並將檔案的擁有者轉給單位帳號。(如何更改擁有者)
- 協作平台以單位帳號來開設，協作平台的分享的檔案擁有者掛在單位帳號上。
建議您可以清除下列資料
- 多餘的備份檔版本：許多文件您可能因為不放心，編修過程中留了很多版本備份，這些文件若早已完稿，建議您可以留存最後版本即可。
- 多餘的照片備份：某些照片您可能同角度留了很多副本，或者未經整理就放置在雲端，建議您清理。
- 已過文件保存年限的檔案：依貴單位定義的保留期限，或者依文件保管年限參考標，移除過期不必要留存的檔案或個資。
- 電子郵件附檔：電子郵件附檔亦會計算在配額之中，請清除不必要的、過久的信件檔案，或將之封存，用Google Takeout下載備分或使用轉移或匯至outlook ( https://help.ecc.stu.edu.tw/backupmailnforward/ )
- 若要挾帶的附件是在google 雲端硬碟中就有原檔，請使用雲端硬碟插入的方式挾帶，不用再生成一分檔案實體再挾帶，這樣等於同一份資料就複制了兩份。
- 刪除檔案及郵件後，務必再到雲端硬碟及電子郵件的「垃圾筒」中將之清空，您的空間才會釋放出來。
下列檔案請您斟酌保存
- 數位教學教材：如果是提供給數位學園或教材網的檔案，請留存。
- 影片：影片是佔據了大部份的容量，若非公務使用請您備份至自己的校外空間。用Youtube備份有限制，請參考下方常見問題。
整理單位資料
步驟
整理單位資料大致下列步驟：一、搬移檔案。二、轉移擁有者，如下：
- 請單位規劃出集中放置的雲端資料夾，用單位帳號來開設。
- 將資料夾的共用權限開放給同仁。
- 請同仁搬移資料。
- 請同仁轉移文件擁有者給單位帳號 (如何更改擁有者)
加密與壓縮
- 需長久保存的靜置資料若有加密的需求，可以使用7z等壓縮軟體，設定密碼的方式，由外部包覆式地加密。
- 加密密碼請妥為保管，列為交接資產。
- 需長久保存的靜置資料、歷史資料，以壓縮後保存為宜。
共用雲端的處理
新政策生效後，只留存由單位帳號開設的共用雲端。個人開設的共用雲端將停用。
協作平台文件處理
協作平台請使用單位帳號來開設，協作平台的檔案，其擁有者改為單位帳號，才不會計在個人額度上。
利用工具查看空間用量
有工具協助您確認各資料夾的用量，請參考此說明 (這裡)
常見問題：
- 問：我的學校帳號能否獨立購買空間？
答：目前教育方案沒有個別帳號自行個別購買的方案，因為全校網域是一張帳單。Google若有額外付費方案會另行公佈 - 問：用Youtube來備份影片可行嗎？
答：Youtube沒有容量的概念，是選擇之一，但請會有下列限制──
若您離職後，放在您名下的影片也會因帳號停用而無法觀看。
Youtube會檢測版權，若您的影片裡有用到未授權音樂，將會被限制無法播放，若您放著不改善，甚至帳號會被停權。停權帳號的影片將全部無法觀看。
若您使用Youtube來存放影片，完全自製沒有侵權，且盡量放在有延續性的帳號(如單位帳號)底下會較適宜。 - 問：我能買外頭Gmail帳號開空間來放學校的文件嗎？
答：你使用的空間會計算以你為擁有者的檔案，所以您即使把檔案移到外部Google帳號下，只要擁有者仍然是本校的帳號，空間仍會計算在本校帳號內。
那麼，能把擁有者移到校外Google帳號上嗎？答案是不行，擁有者的轉移，只能在本校網域內轉移，無法跨到外部。所以，使用外部的Gmail帳號，可以與本校帳號互相分享共用權限，但無法相互轉移容量。 - 問：用掉的空間算檔案擁有者的？
答：是的，空間會計算在檔案擁有者的配額。 - 問：我放在別人資料夾裡的檔案空間算誰的？
答：即便放在別人資料夾下，空間會計仍會算在檔案擁有者的配額。 - 問：我要怎麼轉移帳號的擁有者？
答：文件/資料夾請先與接收者共享，之後同樣在設定共用的地方，就有轉移擁有者的功能。(如何更改擁有者) - 如何節省空間使用
答：- 使用google drive裡的原生文件。
- 郵件附件的檔案，如果原本在google drive裡，就直接從雲端插入，不要再copy一份用附件的方式。除了節省空間，亦可使用google提供的安全檔案交換機制。
